就活で人事に好印象をあたえる就活メールの書き方

就活基礎講座

就活をしているとメールでやり取りをする機会が増えます。現代社会において、‟メール”を連絡手段として使うことが少ないため、使い方やマナーがあやふやな方も多いのではないでしょうか?

ここでは就活におけるメールの重要性やマナーについて詳しく解説していきます。

就活におけるメールの重要性

皆さんは就活をする際、エントリーシートなどの書類選考やWebテストを通過した後、面接日程の調整などで応募企業の採用担当者と直接連絡を取ることになります。ここで初めて採用担当者と個別でメッセージをやり取りすることになりますが、このメールの内容次第であなたの印象が左右される可能性があります。

内容が支離滅裂であったり、やり取りに時間をかけ過ぎてしまうと悪印象を与えてしまう可能性があり、逆に分かりやすい内容のメールをテンポよく返信していると好印象を与える可能性が高くなります。

就活メールの知っておきたいマナー

メールでのやり取りがきちんとできていると好印象を与えることができるため、その後の選考を有利に進めることができます。些細なことで悪印象を与えて不合格にならないためにも、基本的な作法やマナーを確認していきましょう。

|就活メールは即返信を意識する

「優秀な社会人ほど返信が早い」とよく言われますが、就活生にも同じことが言えます。
いつまでに返信すべきかは、ざっくり3つに分けて紹介します。

午前中に届いたメールはいつまでに返信すべき?
 ⇒ 当日12:00~14:00の間に返信しましょう。午後に届いたメールはいつまでに返信すべき?
 ⇒ 当日、その企業の終業時間までに返信しましょう。応募企業の終業後〜翌日始業時間の間に届いたメールはいつまでに返信すべき?
 ⇒ 正午12:00までに返信しましょう。

|就活メールの件名は簡潔に!

近年LINEなどが普及し、メールの使用頻度が減少してしまったため、件名と言われてもピンとこない人もいるかと思いますが、メールでやり取りする上で非常に大切な項目になります。

件名は“そのメールの内容を一目で判断できる”内容にしなければなりません。
なので、件名のポイントは…

■メールの送信者

■メールの要件(簡潔・見出し風) 

この2点が含まれている必要があります。

お礼や挨拶、長い文章を件名にしてしまうと、件名から本文の内容が見えて来ないメールになってしまいます。採用担当者は1日何十件ものメールをやり取りしているため、件名で優先順位が判断できるメールの方が好まれます。簡潔でわかりやすい件名を心掛けましょう。

|就活メールの本文は5部構成

メールの本文は以下のような構成で組み立てましょう。

件名は“そのメールの内容を一目で判断できる”内容にしなければなりません。
なので、件名のポイントは…

宛先・宛名
(「株式会社」などの法人格は省略せずに、企業の正式名称を一番最初に記載します。そして、一段下げて、宛先担当者様の部署名と氏名を記載します)

挨拶
(初めての連絡の場合は「お世話になります。」、2回目以降の連絡の場合は「お世話になっております。」が一般的です。その後に自分の所属と名前を記載しましょう)
内容・本題
(挨拶のあとに「◯◯の件について、ご連絡です。」と簡潔に要件を続けます)締めの言葉
(相手に対して、忙しい中メールを確認してくださったことに対する感謝の気持ちを伝えたり、忙しい中ご依頼をしていることに対して申し訳なく思っている気持ちを伝えましょう)署名
(あなたの名前、住所、電話番号、メールアドレスを記載します。本文との境界が分かりやすいように、「-」や「=」等を用いてシンプルな線を入れるのが一般的です) 

メールを送る前に確認してほしいこと

就活ではメールを扱う場面が増えていきますが、一通送るのもなかなか大変ですよね。

メールを送る際、最後に今一度確認してほしいことあります。

|正しい敬語を使えて 就活メールは即返信を意識する

メールは普段の会話とは異なり、言葉の雰囲気が伝わりづらいので正しい敬語や言葉遣いを心掛けましょう。以下の言葉は間違いやすいので、自分の作ったメールにこれらの言葉が無いか確認してみてください。

誤)了解です・分かりました
正)かしこまりました・承知致しました

誤)御社(口語表現)
正)貴社(文語表現)

誤)とりあえず
正)取り急ぎ

誤)させていただきます(二重敬語)
正)致します

誤)一旦
正)ひとまず

|相手の名前や企業名が正しい表記になっているか

宛先の名称は、正式名称を記載するようにしてください。

株式会社を(株)と省略することも避けるのが一般的です。また、担当者の名前に難しい漢字が含まれている場合も細心の注意を払ってください。以下、よくある漢字間違いです。

|色文字や太字を使っていないか

ビジネスメールでは基本的に色文字や太字などの装飾はNGです。

社会人の中には「正式なビジネスの場で、太字や色文字はふさわしくない」と考えている人も少なからずいるので、使わない方が無難と言えるでしょう。

就活メールのまとめ

就職活動においてメールの作成は避けて通れない道です。せっかくメールを送るのではあれば、自分に合っているか分からない企業に時間を割くよりも自分に合う企業に注力するべきです。

初めは堅苦しい文章になってしまい、作るのが難しいと感じると思います。しかし、メールなどの文章はしっかりと要点さえ押さえることができれば簡単に書くことができるので、是非参考にしてみてください!

それでは今回はここまでです。最後まで読んでいただきありがとうございました!

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